Come ho (drasticamente) risolto il problema di un email fuori controllo

Immaginate di avere una storica casella postale Gmail, usata per registrarsi in un una pletora di siti di cui spesso non sospettate nemmeno l'esistenza. Immaginate poi di fare una capatina qui e scoprire che è presente in una ventina di data breach. Immaginate di avere una lista infinita di filtri cresciuti disordinatamente uno sopra l'altro nel vano tentativo di catalogare la posta buona spazzando il resto sotto il tappeto. Immaginate anche di avere un account della prima ora, con nome e cognome, e che arrivino quasi quotidianamente comunicazioni private destinate a uno dei miei (evidentemente tanti) omonimi perché, a quanto pare, le persone ritengono che per inviare una mail ad una qualsiasi persona basta scrivere all'indirizzo Gmail col suo nome e cognome.

Considerato che sono un cultore della "inbox zero" il fatto di perdere il controllo e dovermi arrendere al caos mi ha provocato un profondo senso di frustrazione. Al punto che ho preso una decisione drastica: abbandono Gmail.

Naturalmente non sarà una faccenda dall'oggi al domani, occorreranno mesi o forse anni prima di poter sancire la fine di quella casella, magari il blocco o addirittura la cancellazione. Però il processo è iniziato e non si fermerà più. E la "nuova vita" dovrà cominciare con poche, semplici ma inderogabili regole.

Usare alias per registrarsi nei siti

Questa l'ho messa come prima regola, per ogni sito in cui mi registro uso un indirizzo diverso e mai il mio indirizzo personale. Qualcuno obietterà: ma quindi occorre gestire decine di caselle postali? Calma, non è così.

Molti provider di posta a pagamento (e alcuni di quelli gratuiti) permettono di creare degli alias, cioè degli indirizzi alternativi che comunque recapitano la posta nella mailbox principale. Se avete un vostro dominio un provider a pagamento tipicamente vi consentirà non solo di utilizzarlo, ma anche di creare un certo numero di alias con nomi a scelta, come ad esempio xyz@miodominio.com. Le mail indirizzate all'alias finiranno comunque nella vostra casella postale.

Non tutti sanno però che anche Gmail permette di creare alias, anzi per essere precisi infiniti alias: basta aggiungere al nome utente il carattere "+" seguito da un prefisso arbitrario, ad esempio l'indirizzo tizio.caio+xyz@gmail.com è un alias perfettamente valido di tizio.caio@gmail.com. Va da se che questi alias non nascondono il vero indirizzo per cui alcuni ragionamenti che faccio di seguito non sono applicabili.

Ma quali sono i vantaggi di usare gli alias? In primo luogo in caso di data breach la mail compromessa non è la vostra principale che quindi rimarrà protetta da questi eventi, essendo l'indirizzo compromesso un alias lo potete eliminare senza alcuna ricaduta. Un altro vantaggio è che utilizzando un diverso alias per ogni servizio potete agevolmente filtrare per destinatario intercettando tutta la posta inerente quel servizio anche se cambiano i mittenti, cosa che può accadere quando il servizio usa a sua volta uno o più servizi di distribuzione posta. Ma anche ad esempio se vi iscrivete ad un sito di e-commerce il destinatario può essere usato per correlare le mail di tracking del corriere con il sito medesimo. Potete anche facilmente individuare il responsabile se vi trovate iscritti ad una mailing list a cui non avete fornito il consenso.

Usare un dominio personalizzato

Questa è una cosa che suggerisco a tutti. Contrariamente a quello che si può pensare è un investimento alla portata di ogni portafoglio (si parla di 10/15 € l'anno) e porta tanti vantaggi. In primis, avere un'identità online da un immagine più professionale che non un generico indirizzo @gmail.com o @tiscali.it, magari preceduto da uno username astruso perché il vostro nome e cognome l'avete trovato già occupato (anche se, come abbiamo visto, potrebbe non essere poi quel gran svantaggio). Inoltre il vostro indirizzo email sarà anche più facile da ricordare e più difficile da equivocare.

Ma soprattutto, se usate un vostro dominio potete scegliere un provider di posta che più vi aggrada. Sì, anche se vi piace Gmail e volete rimanere con Google.

Scegliere un provider a pagamento

Lo so, questo è impopolare. Oramai siamo abituati a vedere questo servizio come gratuito, ma i recenti casi di Libero e Virgilio dovrebbero far riflettere: la mail personale è diventata critica ed è necessario scegliere un provider che offra un livello di servizio adeguato, sia in termini di affidabilità che di funzionalità offerte. And last but not least, la sicurezza.

Come ho accennato anche Google offre i suoi piani a pagamento (i fortunati che a suo tempo ne approfittarono possono tenere una versione gratuita per uso personale) ma se si è disposti a uscire da questa confort zone le alternative non mancano: da ProtonMail a MailFence solo per citarne due che puntano su sicurezza e privacy, anche con piani gratuiti ma su cui vale la pena di investire per avere i servizi premium.

Bonus: scegliere un provider Europeo

Condivisibile o meno, uno dei principali motivi che mi hanno spinto a lasciare Google/Gmail è che volevo portare la mia posta personale su un provider Europeo. I due sopra citati MailFence e ProtonMail sono localizzati rispettivamente in Belgio e in Svizzera, due paesi dove la legislazione in materia riservatezza dati personali è particolarmente stringente, mentre negli USA questo aspetto è abbastanza controverso. Personalmente ritengo questo un fattore determinante, ma ovviamente è opinabile. Molti legittimamente potrebbero preferire la indubbia superiorità di Gmail per quanto riguarda i servizi offerti, anche perché per chiunque abbia un telefono Android un account di Google è praticamente obbligatorio.

Finale: la mia scelta

Dopo un lungo pensare (bugia: giusto un fine settimana) la mia scelta è ricaduta su ProtonMail nella versione Plus.